Una guía completa sobre gráficos RACI / RASCI

Resolver quién hace qué en tu proyecto puede ser un desafío. Un gráfico RACI es una herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a hacer exactamente eso.

En este artículo, le contaré todo lo que necesita saber sobre la producción de un gráfico RACI para su proyecto.

¿Su equipo lo llama un gráfico RASCI? También cubriremos esa “S” adicional. Hay mucho que ver, así que… ¡comencemos!

¿Qué es un gráfico RACI?

RACI (También llamado: racy) es una forma de categorizar a las partes interesadas para definir sus roles y responsabilidades en un proyecto. Las letras en la parte superior representan:

  • Responsable: Estas personas tienen la responsabilidad de ciertas tareas. Ellos son el “creador” de un entregable.
  • Aprobador: esta es la persona responsable del trabajo en cuestión que dará su aprobación.
  • Consultado: estas personas desean conocer la tarea y buscaremos sus opiniones antes de tomar una decisión o acción.
  • Informado: este grupo recibe comunicación de una sola vía para mantenerlos actualizados con el progreso y otros mensajes después de una decisión o acción.

Recuerda que las personas pueden caer en varias categorías. Aquí hay un ejemplo.

RACI chart template

Saber qué hacen las personas y la influencia que tienen es una parte importante de la gestión de un proyecto.

¿Qué tiene de diferente el modelo RASCI?

No mucho, en realidad. RASCI incluye una opción adicional para marcar a las personas como apoyo y “Soporte” (esa es la S). Esta figura es alguien que puede proporcionar recursos, información o que generalmente lo apoyará para que realice el trabajo.

Para qué se utilizan los gráficos RACI

Predominantemente, RACI y RASCI se usan como una matriz de roles y responsabilidades. Aclaran las relaciones entre las tareas y las personas en los proyectos. ¿Por qué molestarse en hacerlo? Bueno, la gente no siempre sabe lo que se supone que debe hacer. Un cuadro que lo muestra claramente explica lo que espera de ellos en el proyecto.

Inclúyalo en la documentación de sus roles y responsabilidades para el proyecto.

También es útil para los planes de comunicación porque puede darle ideas sobre qué partes interesadas necesitan qué tipo de comunicaciones en qué puntos. Puede señalar qué decisiones se van a tomar por consenso, lo que también es útil para identificarlas pronto.

Otro uso para ello es para el mapeo de procesos. Si va a cambiar un proceso como parte de su proyecto, puede utilizar RACI para recorrer el proceso y registrar a quién afectará cualquier cambio en el proceso.

Sin embargo, este cuadro no será de mucha ayuda a menos que lo mantenga actualizado, ya que las personas cambian de roles y se mueven a diferentes puestos de responsabilidad durante un proyecto.

Los problemas de no tener gráficos RACI

Cuando no documenta quién es responsable de qué, se arriesga:

  • Las decisiones toman más tiempo porque nadie tiene claro quién tendrá la última palabra.
  • La culpa cuando las cosas salen mal.
  • Un equipo con exceso de trabajo porque no has equilibrado el trabajo adecuadamente.
  • Inactividad: cuando las personas no están seguras de si deberían hacer algo, normalmente no hacen nada.

Si estos son problemas que tiene, lea el artículo lograr que las personas se responsabilicen de su trabajo. Tiene algunas buenas sugerencias para que las personas hagan lo que tienen que hacer.

Cómo producir un gráfico RACI

La forma más común de ver el uso de RACI o RASCI es en forma tabular, con los individuos (o grupos) en la parte superior y la lista de tareas en el lateral.

El Praxis Framework explica que lo creas por:

“… combinando dos estructuras de desglose: la estructura de desglose del trabajo con la estructura de desglose de la organización. Si es necesario, la estructura de desglose del trabajo podría reemplazarse por una estructura de desglose del producto “.

Consejo profesional: así es como RACI se enlaza con su WBS, en caso de que se esté preguntando cuál fue la diferencia.

Un formato tabular está bien para documentar los roles y las responsabilidades de sus partes interesadas y es bastante fácil derribar una plantilla RACI para usarla una y otra vez.

Entonces, hacemos esto:

  1. Identifique el trabajo (use su estructura de desglose de trabajo si tiene uno, para la velocidad).
  2. Identificar a las personas incluyendo proveedores y clientes. Es tradicional usar roles en lugar de nombres en la tabla, pero personalmente me gustaría usar nombres reales donde solo hay una persona.
  3. Rellene su plantilla RACI con roles / nombres y tareas.
  4. Marque primero las personas que son responsables.
  5. Ahora agregue las cuentas.
  6. Ahora agregue el Consultado, Informado y de Apoyo (si se usa). Haga esto en equipo si es necesario, pero es más fácil comenzar con un borrador que con una tabla en blanco.
  7. Distribuye el cuadro RACI.
  8. Hacer cambios basados ​​en la retroalimentación.
  9. Firmarlo cuando esté completado.
  10. No te olvides de revisarlo de vez en cuando para verificar que nada haya cambiado.

Una forma alternativa de pensar en RACI

Si tiene dificultades para recordar cuántos tiene en cada grupo, piense en RACI como un triángulo.

RACI Matrix Triangle

Solo hay una persona responsable de la tarea o proyecto, y están en la parte superior. Entonces tienes varias personas responsables de varios elementos. Un grupo más grande es consultado y proporciona información. Un grupo aún más grande recibe comunicaciones regulares pero no está activo de ninguna otra manera.

Comprobando su matriz RACI

Una vez que se completa la matriz de asignación de responsabilidades, vale la pena dedicar unos minutos a comprobar lo que ha hecho. Buscar:

  • Personas sin espacios vacíos: tienen demasiado trabajo asignado.
  • Personas con una gran cantidad de “A”: ¿puede impulsar su autoridad más allá de la organización?
  • Personas con demasiadas “R”: son responsables de muchos entregables. Revisa su balance de trabajo.

También revisa las tareas.

  • Tareas que tienen muchas “R”: ¿hay demasiadas personas involucradas en esto para hacer el trabajo a tiempo?
  • Tareas que tienen un montón de “C”: demasiadas personas a las que se consulta van a retrasar el trabajo.
  • Tareas que tienen muchos “yo”: ¿puede crear una regla que diga que las personas solo reciben información por excepción, es decir, cuando necesitan saber que algo se desvía del plan? Esto le ahorrará tiempo para comunicarse cuando todo va como se espera.

Por último, compruebe si hay espacios en blanco. Cada tarea debe tener una persona responsable y una persona responsable. No necesariamente es necesario que las personas sean de apoyo, consultadas e informadas para cada tarea, pero si tiene muchas brechas aquí, podría ser una señal de que se ha perdido algunas partes interesadas.

RACI y PRINCE2

PRINCE2® no tiene RACI / RASCI exactamente de la misma manera que se describió anteriormente. El método tiene tres niveles de responsabilidad:

  • Productor (este es el equivalente de Responsable)
  • Revisor (como un rol de control de calidad)
  • Aprobador (igual que el Responsable)

Usted documenta estos roles para cada paquete de trabajo. Funciona bien así también, pero su uso está limitado para las comunicaciones porque realmente solo define las responsabilidades del gerente de proyecto, el gerente del equipo, la garantía del proyecto y los roles de soporte del proyecto. También puede asignar responsabilidades al patrocinador y al proveedor principal, pero creo que, en general, RACI es una opción mejor y más completa.

RACI y la guía PMBOK – Sexta edición

Puede tener varios gráficos RACI para un proyecto, cada uno con diferentes niveles de detalle

RACI (no RASCI) forma parte de la sección 9 de la Guía de PMBOK® – Sexta edición, Gestión de recursos.

El libro señala que puede producir matrices de asignación de responsabilidad múltiple en diferentes niveles. Es posible que tenga uno de alto nivel para el proyecto en general y luego de nivel inferior para actividades particulares.

Consejos y trucos para unos fantásticos gráficos RACI

Finalmente, permítame darle algunos consejos y trucos sobre cómo hacer que sus cuadros RACI y RASCI sean lo más útiles posible.

Las responsabilidades responsables y responsables deben ocupar el lugar más bajo posible en la jerarquía.

Solo tiene una persona Responsable de cualquier actividad.La

persona responsable debe tener la autoridad para ser realmente responsable.

Tenga la menor cantidad posible de personas Consultadas o Informadas.

Consiga su carta RACI acordada por el equipo.

La Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI / RASCI) es una herramienta útil de gestión de proyectos que destaca el tipo de información que cada participante o grupo de interesados tendrá. Pero solo no es suficiente. Usted tiene que involucrar a las partes interesadas más allá de la red para que el proyecto sea un éxito.

Sin embargo, RACI le brinda un punto de partida para identificar y categorizar a las partes interesadas, para que luego pueda participar y trabajar adecuadamente con ellos.

Una guía completa sobre gráficos RACI / RASCI
Abrir chat