Etapas de la gestión de un proyecto

Tienes un proyecto que gestionar. ¡Felicidades! ¡La montaña rusa está a punto de comenzar!

La buena noticia es que la gestión del proyecto se compone de una serie de pasos y principios simples.

Los fundamentos de la gestión de un proyecto son:

  • Organizarse.
  • Ayudar a otras personas a organizarse.
  • Tratar de evitar los problemas antes de que obstaculicen su capacidad para hacer su trabajo.

Bien, ahora sabe que la gestión de proyectos no es grande ni atemorizante, veamos qué puede hacer para que su proyecto transcurra sin problemas.

¿Cuáles son las 5 etapas de la gestión de proyectos?

Hay 5 pasos clave para gestionar un proyecto. También escuchará que se les conoce como el ciclo de vida del proyecto. Son:

  • Iniciación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitorear y controlar
  • Cierre.
“Pero, ¿qué significan realmente esos términos?”

Me alegra que me hagas esa pregunta. Vamos allá…

 

INICIACIÓN (Determina a dónde vas)

La etapa de iniciación del proyecto es donde ves lo que se supone que debes hacer y averiguas cómo se verá todo una vez que llegas finalices. En otras palabras, establece tu objetivo para que sepas a dónde te diriges.

Si no haces esto, terminarás vagando aleatoriamente a través de un área indeterminada de proyecto y nunca sabrás si has terminado o no, porque nunca definiste cómo se vería “una vez terminado”.

“¿Me dirías, por favor, por qué camino debo ir desde aquí?”

“Eso dependerá de a dónde quieras llegar”, dijo el Gato.

“No me importa mucho dónde …” dijo Alicia.

“Entonces no importa en qué dirección vayas”, dijo el Gato.

“—Siempre y cuando llegue a ALGUNA PARTE”, agregó Alicia como explicación.

“Oh, estarás segura de llegar a algún sitio”, dijo el Gato, “si caminas un poco”.

Las aventuras de Alicia en el país de las maravillas, (Lewis Carroll)

No seas como Alicia. Usa la fase de iniciación para averiguar a dónde vas para que te sea más fácil llegar allí.

Actividades de la fase de iniciación
  • Tener claro lo que realmente implica el proyecto. ¿Qué se te pide que hagas? ¿Para quién? Esta persona es tu patrocinador de proyecto. Lea más sobre los patrocinadores de proyectos.
  • Anote las metas y los objetivos del proyecto para que todos entiendan lo que se requiere.
  • Obtenga el compromiso de las personas necesarias para hacer el trabajo: hable con sus gerentes de línea y acuerde cuál será su papel en el equipo. Use un gráfico RACI o RASCI (en general son lo mismo) para ayudar.
  • Obtenga un compromiso con el presupuesto requerido para hacer el trabajo: hable con el patrocinador de su proyecto
Herramientas y documentos para este paso.

PLANIFICACIÓN (¿Cómo vamos a hacer esto?)

Ahora que sabes a dónde vas… ¿Cómo vas a llegar allí?. Bien, esto es lo que se hace en la etapa de planificación.

Hay una serie de enfoques a tomar en cuenta para la planificación y todos implican trabajar en equipo. Por muy bueno que seas conociendo tu organización, no puedes saberlo todo. Haga que los expertos en cada materia participen: le ahorrará mucho tiempo más adelante. También debes crear buena voluntad y espíritu de equipo desde el principio (motivación).

Comience con su objetivo. Divídalo en partes cada vez más pequeñas hasta que termine con elementos de acción. Combine eso con algunas ideas y mapas mentales para ayudar a descubrir tareas adicionales y pronto terminará con una lista completa de tareas pendientes.

Sin embargo, una lista de tareas por sí sola no es suficiente. También necesitará:

  • Ponga las tareas en un orden razonable. “No puede colocar las ventanas en un edificio sin tener los cimientos y las paredes ya construidos”. Ordenar tareas te ayudará a calcular las dependencias entre ellas.
  • Estimar el esfuerzo requerido. Hasta ahora solo tienes una lista de tareas. Algunas tareas llevarán una hora. Otras pueden tomar una semana. Calcula cuánto tiempo te llevará cada tarea, dados los recursos que tienes.
  • Coste del trabajo: Los proyectos cuestan dinero. La cantidad de dinero que necesitas depende de lo que estés haciendo. Toma tu gran lista de tareas y calcula qué presupuesto necesitas para todas ellas.
  • Junta toda esta información de tareas para crear un cronograma de proyecto. Esa es una visión integral de qué trabajo debe hacerse cuándo y por quién.

Consejo: Sus elementos de acción deben ser tareas que demoren una semana o menos en entregarse.

En este punto, también es una buena idea pensar en lo que podría impedirte entregar tu plan. Las cosas que pueden hacer que sea más difícil para el objetivo se llaman riesgos.

Por ejemplo, si estás organizando una fiesta benéfica en un jardín, existe el riesgo de que llueva durante el día. Puedes planificar y gestionar el riesgo al sugerirte cómo hacer que el impacto no sea tan malo si sucede. Puedes decidir cancelar la fiesta en el jardín con 24 horas de anticipación, contratar una marquesina para tener algo de espacio interior en caso de lluvia, pedir a todos los asistentes que vengan con con un paraguas cuando lleguen, etc. Como equipo, tendrás que elegir la mejor forma de abordar una situación antes de que suceda.

Utiliza los pasos a continuación como lista de verificación de la fase de planificación del proyecto.

Actividades de la fase de planificación
  • Hacer una gran lista de tareas con el equipo.
  • Poner las tareas en un orden lógico.
  • Hacer que todos estén de acuerdo sobre en cuánto tiempo creen que tomarán sus objetivos.
  • Crear una línea de tiempo (esto podría ser un diagrama de Gantt o cualquier otra forma de mostrar fechas y tareas a lo largo del tiempo, pero asegúrate de que sea algo que puedas actualizar fácilmente).
Herramientas y documentos para este paso.

EJECUCIÓN (Realización del trabajo)

Listo para hacer el trabajo? A estas alturas, deberías estarlo.

Ahora tienes una lista clara, paso a paso, de qué hacer y cuándo debe hacerse.

La fase de ejecución del proyecto simplemente significa hacer el trabajo.

Actividades de la fase de ejecución.
  • Ayudar al equipo a hacer “su mejor trabajo”: elimina los obstáculos.
  • Haz tu propio trabajo también.

MONITORIZACION y CONTROL (Manteniendo todo en curso)

Usted “monitoriza y controla” al mismo tiempo que realiza el trabajo.

Mientras su equipo está ocupado haciendo el trabajo, usted está ocupado rastreando lo que el equipo está haciendo, ayudando a resolver problemas.

Las técnicas de monitoreo del proyecto incluyen:

  • Tener conversaciones con personas de tu equipo sobre cómo va su trabajo.
  • Tener reuniones regulares del equipo para evaluar el progreso.
  • Aprender de lo que sucedió anteriormente en el proyecto y usar esa experiencia para hacer cambios o predecir el comportamiento en torno a lo que viene a continuación.
  • Usar software para ayudar a rastrear lo que está en el objetivo y lo que no se basa en los datos de la hoja de tiempo que ingresaron las personas.

Básicamente, el monitoreo y la evaluación del proyecto significa observar lo que está sucediendo y usar su criterio profesional para decidir si está satisfecho con ello.

Y si no está contento, debe actuar para hacer algo de manera diferente.

Actividades de la Fase de Monitoreo y Control
  • Revise el progreso contra su plan al menos semanalmente.
  • Tome todas las medidas necesarias para mantener el plan lo más cerca posible.
  • Hable con su patrocinador si las cosas van mal y no puede arreglarlas usted mismo.
  • Escribir informes regulares del estado del proyecto.
  • Haga un seguimiento de los cambios realizados para que tenga un registro de por qué ocurrieron y cuál fue el impacto.
  • Trate con cualquier problema a medida que surjan.
Herramientas y documentos para este paso.
  • “Libro de trabajo del proyecto” y “seguimiento del presupuesto”
  • Plantilla de plan de ejecución del proyecto.

CIERRE DEL PROYECTO (¡Lo hicimos!)

Cerrar su proyecto de manera efectiva es importante si quiere poder alejarse de él. En algunos casos, es posible que no tenga que alejarse, si ha completado algo que utilizará y administrará en el futuro. Pero para la mayoría de los gerentes de proyecto, una vez que se entrega un proyecto, pasan a entregar algo más.

Para que eso suceda, necesitas poder alejarte.

La fase de cierre del proyecto es la última parte del proyecto. Asegura que haya atado todos los cabos sueltos y que las personas que van a usar lo que ha entregado saben qué hacer con él. Llamamos a las personas que reciben el resultado final del proyecto “equipo operativo”.

Por ejemplo, si ha creado una nueva aplicación de software, el equipo del proyecto sería:

  • Redacción de una guía de usuario y otra documentación de soporte para el equipo de Marketing.
  • Asegurarse de que la gente de TI que administra la nueva aplicación en el futuro sepa cómo se ha creado y qué ha hecho.
  • Proporcionar al equipo operativo una guía de las funciones de administración del sistema para que sepan cómo configurar la aplicación.
  • Entrenar al servicio de asistencia técnica de TI para hacer frente a las consultas comunes de los usuarios sobre cómo usar la aplicación.

Utilice los siguientes pasos de acción como una lista de verificación de cierre del proyecto.

Actividades de la fase de cierre del proyecto
  • Obtenga la aprobación del patrocinador que está de acuerdo en que el proyecto está cerrado.
  • Entregue el proyecto a las personas que lo usarán en el futuro.
  • Tenga una reunión final de lecciones aprendidas o una retrospectiva en la que analice lo que funcionó y lo que no funcionó, para que pueda hacer mejor el próximo proyecto.
  • Celebre el éxito del equipo (lea 15 maneras de celebrar el éxito para obtener ideas sobre cómo hacer esto).
Herramientas y documentos para este paso.

 

Y eso es todo. Has llegado al final del proyecto. ¡Bien hecho!

Hay mucho que asimilar, lo sé. Pero una vez que comience, le prometo que todo comenzará a tener sentido y le ayudará a sentirse más organizado y en control.

En última instancia, lo que está tratando de hacer es completar un trabajo y no estresarse demasiado al mismo tiempo que mantiene contento a su equipo de administración. Si consigues hacer eso, lo has hecho bien!

 

Etapas de la gestión de un proyecto