Introducción sobre PM²

¿Qué es PM²?

PM² (que se pronuncia “P-M squared”) es Project Management Methodology o, lo que es lo mismo, Metodología de Dirección de Proyectos. Es una metodología que ha sido desarrollada por la Comisión Europea. Su objetivo es proporcionar una herramienta a los directores y directoras de proyecto para que puedan entregar a sus organizaciones todos los beneficios de una gestión efectiva del trabajo de los proyectos.

Está promovida por la Unión Europea, su principal impulso ha sido satisfacer las necesidades de las instituciones y proyectos de la propia Unión Europea y facilitar la gestión del ciclo de vida completo de dichos proyectos.

Su propósito se resume en el eslogan de “Una Metodología de Dirección de Proyectos común para todas las Instituciones, Estados Miembros, Proveedores y Ciudadanos de la Unión Europea”

¿Qué proporciona PM²?

Esta metodología de dirección de proyectos se focaliza en las siguientes cuestiones:

  • Una estructura para la dirección del proyecto
  • Unas directrices para la ejecución de los procesos del proyecto
  • Plantillas para los “artefactos” utilizados
  • Unas directrices para el uso de estos “artefactos”
  • Un conjunto de mindset (o esquemas mentales) efectivos

Pero antes de avanzar más en PM² vamos a ver como define lo más básico…

¿Que es un proyecto según PM²?

Aquí no vamos a descubrir nada nuevo, la definición de proyectos en PM² tiene una forma similar a como se define en otras metodologías/mejores prácticas como Pmbok, PRINCE2 o IPMA un proyecto es:

Una estructura organizacional temporal que es establecida para crear un producto único o un servicio (salida) cumpliendo ciertas restricciones como tiempo, coste y calidad.

PM² Guide

En este punto, PM² hace hincapié en que a través de un proyecto se obtienen una serie de entregables (productos o servicios), con los cuales se alcanzan unos resultados y estos resultados permitirán obtener unos beneficios medibles.

De forma similar a proyecto aparece el concepto de Project Support Office (PSO) o, en español, Oficina de Soporte a Proyectos o, como la conocemos de otra forma, una PMO. Entre las funciones de la PSO encontramos:

  • Ofrecer soporte administrativo, asistencia y formación a los Directores de Proyecto.
  • Recopilar, analizar y reportar la información de progreso de los proyectos.
  • Asistir utilizando un PMIS (Project Management Information System), la programación de los proyectos, planificación de recursos y coordinación.
  • Mantener un repositorio centralizado (de documentos de proyectos, riesgos, lecciones aprendidas).
  • Coordinar las actividades de gestión de la configuración y de aseguramiento de la calidad.
  • Monitorizar el uso de los estándares de la organización y las directrices de la metodología.
  • Adaptar la metodología de Dirección de Proyectos a las mejores prácticas nuevas y ayudar a los equipos de proyecto a implementarlas con efectividad en sus proyectos.

La “casa” de PM2

Es la forma de definir los fundamentos de la metodología según los propios creadores. De forma gráfica se ve cuales son sus bases, sus pilares y el techo a alcanzar.

La base son las mejores prácticas del mercado que sustentan 4 pilares fundamentales: Gobierno, Ciclo de Vida, Procesos y Artefactos, todos ellos integrados a través de los esquemas mentales (mindsets).

El ciclo de vida

El ciclo de vida definido en PM² va desde la concepción (el origen del proyecto) hasta el cierre del mismo y se define con 4 Fases: Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre. Además existe una acción, no calificada como Fase, que es transversal a las 4 fases y es la Monitorización y Control donde se revisa que todo vaya como se espera y se identifican acciones correctivas si son necesarias.

Esta identificación de procesos es muy similar a la que se realiza en el Pmbok, aunque se añade una aceptación explícita de los resultados de cada fase en forma de hitos.

Al final de cada fase se establece lo que se conoce como Phase Gate o Hitos de fase. El proyecto pasa por un hito de aprobación que lo lleva a cabo el Project Steering Committee (PSC) o Comité Directivo del Proyecto, que tiene la potestad de aprobarlo o rechazarlo.

Estos hitos de fase son:

  • RfP (Ready for Planning). Listo para planificar.
  • RfE (Ready for Executing). Listo para Ejecutar.
  • RfC (Ready for Closing). Listo para Cerrar.

La fase de inicio

La fase de inicio contempla la definición de los resultados deseados, la definición del caso de negocio (business case), el establecimiento del alcance del proyecto y todo lo necesario para que el proyecto pueda comenzar de una manera satisfactoria.

Se incluye la creación de forma secuencial, y en este orden, de la solicitud de iniciación del proyecto, la creación del caso de negocio y la del acta de constitución del proyecto (project charter).

La fase de planificación

En esta fase se asigna el equipo del proyecto (denominado Project Core Team, PCT) y se elaboran el alcance y el plan de trabajo. Aquí se comienza también la definición del Project Handbook o Manual del Proyecto, donde se describe la aproximación de gestión que se hará del proyecto. También se realizará una reunión de lanzamiento de la fase de planificación, se terminará la identificación de los interesados (stakeholders) completando la matriz de interesados, se creará el Plan de Trabajo del Proyecto conteniendo el WBS/EDT, Cronogramas y Costes y se crearán otros planes importantes como el plan de gestión de las comunicaciones, el plan de transición y el plan de implementación de negocio.

La fase de Ejecución

Esta fase se encarga principalmente de la coordinación de la ejecución de los planes del proyecto. Es la fase donde el equipo del proyecto produce los entregables definidos en los objetivos.

Se inicia con una reunión de lanzamiento de la ejecución del proyecto, se distribuye información según se define en el plan de comunicaciones, se realizan las actividades de aseguramiento de la calidad definidas en el Plan de Aseguramiento de la Calidad, se coordina el trabajo del proyecto, las personas y los recursos necesarios, resolviendo los conflictos y los problemas que surjan. Los entregables se realizarán conforme está definido en el Plan de Aceptación de Entregables.

Monitorización y Control

La monitorización consiste en medir todas las actividades del proyecto que se están realizando y monitorizar las variables del proyecto (coste, tiempo y esfuerzo) con respecto a los planes.

La parte de control es relativa a identificar las acciones correctivas necesarias para corregir las desviaciones con respecto a los planes, así como asegurar el correcto tratamiento de riesgos e incidencias.

La fase de Cierre

En esta fase los entregables terminados son transferidos al Dueño del Producto, Project Owner (PO), y el proyecto se cierra de forma administrativa.

La reunión con la que se inicia esta fase es la Reunión de Revisión de Fin de Proyecto. En esta reunión no sólo se revisan los entregables sino que se muestra datos del desempeño del proyecto así como lecciones aprendidas. El director de proyecto debe asegurarse que los entregables son aceptados formalmente y de que toda la documentación del proyecto es archivada convenientemente.

Los Mindsets de PM²

Los mindset, o esquemas mentales (tambien llamados “mentalidades“) ,son las actitudes y comportamientos que ayudan a los equipos de proyecto a determinar que es lo realmente importante para alcanzar los objetivos del proyecto. Proporcionan un conjunto de creencias y valores para todos los practicantes de PM². Estos mindsets son:

  • Ayudar a los equipos de proyecto a lidiar con la complejidad de la realidad de los proyectos.
  • Ayudar a los equipos de proyecto a posicionar y reposicionar los objetivos de la dirección del proyecto en un contexto organizacional más amplio.
  • Recordar a los equipos de proyecto que es lo importante para el éxito del proyecto.
  • Son recordatorios útiles de las actitudes y comportamientos efectivos.

Definición de roles en PM²

Una cuestión curiosa e interesante en PM² es la definición de los roles. No se queda únicamente en la descripción de los roles tal cual, sino que los distribuye por distintas bandas o capas que resultan interesantes a la hora de la gestión real de un proyecto. Veamos cuales son estos niveles:

  • Business Governing Layer. Es el nivel que determina la visión y la estrategia de la organización completa.
  • Steering Layer. Es el nivel directivo del proyecto provee dirección y guía para mantenerse enfocados en los objetivos.
  • Directing Layer. Es el nivel que moviliza los recursos necesarios y controla el desempeño del proyecto. Se guía por el caso de negocio.
  • Managing Layer. Es el nivel de gestión. Se focaliza en el día a día, organizar, monitorizar y controlar el trabajo producido y los entregables.
  • Performing Layer. Es el nivel que realiza el trabajo.

Otro aspecto interesante es la división entre el peticionario del proyecto y el proveedor del proyecto. Muchas organizaciones funcionan a través de un modelo de outsourcing que suele no estar representado directamente en otras metodologías o lo está a muy alto nivel. En PM² claramente se muestran los roles de la organización que solicita el proyecto y los roles de quién provee el proyecto. Aunque en algunos casos pueden ser la misma.

¿Necesitas más información?

Si quieres acceso al material que tienen disponible el link de acceso es https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2_en

En este otro enlace podrás encontrar el acceso a la comunidad https://joinup.ec.europa.eu/collection/open-pm2-project-management-methodology

La guía completa sobre esta metodología la puedes descargarla desde la Oficina del Centro de Publicaciones de la Unión Europea: https://publications.europa.eu/es/publication-detail/-/publication/ac3e118a-cb6e-11e8-9424-01aa75ed71a1/language-es

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