Lección de un punto (LUP-OPL)

Con el propósito de implementar una filosofía de mejoramiento continuo o Kaizen, se debe iniciar la búsqueda de alternativas que faciliten la transmisión y aprendizaje de conocimientos, del mismo modo que contribuyan a la implementación de un estándar en las operaciones que se desarrollen en la organización. El cuarto principio de la metodología Kaizen propone la participación activa del personal en todas las etapas del mejoramiento continuo, incluida la transferencia de habilidades.

Un requisito fundamental para la implantación de un proceso de mejora continua, es sin duda el alto compromiso de la dirección, cuya principal función consiste en la creación de escenarios y disposición de herramientas de participación, que vinculen a todo el personal de la organización con los ciclos de mejora. 

Una de las principales herramientas de apoyo con la que puede llegar a contar una organización en función a las necesidades de participación es la Lección de Un Punto (LUP), un instrumento vigente de comunicación que aprovecha el capital intelectual de la compañía.

¿Qué es una Lección de Un Punto o LUP?

La Lección de Un Punto (LUP) también conocida como OPL por las siglas de los términos One Point Lesson, es una herramienta de comunicación, utilizada para la transferencia de conocimientos y habilidades simples o breves. Vale la pena aclarar que aunque los conocimientos transmitidos por medio de una LUP son poco complejos, deben ser revisados y aprobados, y no reemplazan un Plan de Operación Estándar (POE), de hecho se pueden utilizar como complemento de un POE, o para transmitir información que no requiere del mismo. Una buena LUP debe en esencia permitir un aprendizaje fácil, claro y preciso.

¿Cuál es el principal propósito de la Lección de Un Punto?

Podemos encontrar varios objetivos, pero yo destacaría los siguientes:

  • La forma de asegurar el traspaso de conocimientos; que se sepa qué hacer, por qué hay que hacerlo de esa manera y para qué nos sirve hacerlo así esa forma.
  • Disponer de la información y conocimiento en el momento oportuno y al mínimo tiempo posible (proceso, procedimientos, documentos, indicadores, …) justo en el momento que se necesita.
  • Es también muy útil para desarrollar casos relacionados con problemas, errores, defectos, carencias, … identificando causas y efectos y evitando su reaparición.
  • E incluso para documentar los procesos de implantación de una mejora; situación inicial, tareas ejecutadas, los indicadores que permiten comprobar el progreso y la situación final deseada.

Es una metodología que te puedo asegurar ayuda a motivar el trabajo en grupo, consiguiendo que los objeivos descritos anteriormente, no caigan en un saco roto.

Y nos ayuda a incrementar el compromiso e implicación de la persona con el grupo de trabajo viéndose reflejado en la mejora continua.

¿Cuáles sería la información mínima que debemos tener en La Lección de Un Punto?

Yo siempre abogo por un diseño práctico y sencillo, sin adornos

Tan simple cómo asegurarse que contenga la siguiente información:

  • Quien ha elaborado la Lección de Un Punto
  • En que fecha, con el objeto de controlar la versión vigente
  • Tipo de lección que queremos transmitir, por ejemplo, si se trata de una cápsula de seguridad, una práctica de mejora, una actividad medio ambiental….
  • Persona que revisa y aprueba la Lección de Un Punto
  • Y por último y más importante: la descripción del conocimiento que queremos transmitir. Las tareas y actividades para conseguir el objetivo con esta Lección de un Punto. Aquí mejor usar gráficos, imágenes, infografías (que tan de moda están) etc.

Una vez elaborado y transmitido se aconseja que esté disponible en su lugar de uso. Por ejemplo, expuesto en un tablón de anuncios o pegado sobre el equipo

Ten en cuenta que se deben generar y usar en el mismo lugar de trabajo; acceso fácil para su consulta.

¿Para qué nos sirven esta técnica de la Lección de Un Punto?

Te va a ayudar a disminuir los tiempos de formación y por tanto los costes y con ello incrementar el beneficio.

Te va a aportar una sistemática estandarizada para impartir la formación, documentar y transmitir el conocimiento.

Es práctico ya que facilita la recuperación y consulta de la información y formación cuando se requiere y donde se necesite.

Es muy fácil de elaborar, transmitir y comprender.

¿Cómo puedes comenzar a usar esta técnica?

  • Lo primero que puedes hacer es identificar el tema o el asunto clave que quieras transmitir, así como los conocimientos y habilidades prioritarias. Por ejemplo, el procedimiento de limpieza de un filtro en una bomba de transvase de aceite.
  • Elegir la persona que va a diseñar el documento de la Lección de Un Punto, previamente, dándole nociones básicas de cómo elaborar un diagrama, por ejemplo.
  • Se aplica la plantilla de LUP que se haya previamente definido ( o utilizar una estándar)
  • Presentación al personal relevante de la Lección de Un Punto, mediante la aplicación in situ de las actividades y tareas.
  • Y entrega o difusión del documento a los asistentes.

Si te das cuenta es una forma sencilla y clara de dar formación a los integrantes de un grupo de trabajo, con resultados muy satisfactorios.

¿Qué tipo de conocimiento puedo transmitir en una Lección de Un Punto?

En ocasiones desconocemos procedimientos tan simples y cotidianos como el funcionamiento de una fotocopiadora, bien sea porque es nueva, no se encuentra en el área al que pertenecemos, o bien porque al requerirla nos apoyamos siempre en una persona que domina el procedimiento. Procesos como este pueden ser ilustrados fácilmente en una LUP.

Si en nuestra compañía utilizamos un código de colores para determinada clasificación, sin duda una LUP es la herramienta precisa para transferir el conocimiento acerca del significado de cada color.

Es usual que procedimientos tan simples como la forma correcta de uso de un protector respiratorio, y sus respectivas pruebas de ajuste, sean totalmente desconocidos para el personal, una LUP puede lograr que este procedimiento sea recordado con facilidad.

Los anteriores son algunos de los innumerables ejemplos del conocimiento susceptible de ser transferido por medio de una LUP, incluso compañías van más allá en su utilización, de tal forma que es común que la LUP sea un requisito ineludible de un Plan de Acción, luego de detectar una no conformidad, o sufrir un incidente o accidente laboral. Su uso es sin lugar a dudas ilimitado.

Ejemplo de Lección de Un Punto

El FORMATO

El formato para consignar una lección debe estandarizarse para toda la compañía, su diseño puede ser simple, y contener información básica tal cómo:

  • Quién preparó la LUP
  • Fecha
  • Título de la LUP
  • Tipo de LUP (Seguridad, Medio ambiente, Pequeña mejora, otros)
  • Revisado y aprobado (Usualmente este espacio es diligenciado por el jefe de área)
  • Consecutivo (Determinado por el área central en el que reposa el archivo de LUP’s)
  • Paso en el pilar TPM.

En la parte posterior de la LUP deberá generarse un tabulado en el que se consigne la información de las personas a las que se divulgó la lección.

EJEMPLO DE LUP

¿Cómo implementar las Lecciones de Un Punto?

El principal requisito para la implementación de esta estrategia es la disposición de escenarios y herramientas para que las lecciones sean elaboradas, de tal forma que cada recurso tenga la disponibilidad de tiempo y los materiales para elaborar lecciones. Así entonces, algunos de las condiciones son:

  • Crear un formato estándar de presentación de LUP’s
  • Disponer en todas las áreas de la organización los formatos para que en ellos elaboren sus lecciones.
  • Dotar a cada área de la compañía de materiales para elaborar LUP’s de calidad, por ejemplo: colores, marcadores, borradores, cintas, etc.
  • Dotar a cada área de un elemento, o un lugar visible en donde se consignen las LUP’s para su consulta.
  • Determinar un área encargada de canalizar las LUP’s, dicho área suele ser TPM o RR.HH, su función es aprobar y digitalizar (buena práctica) todas las lecciones que se presenten, es común que las lecciones se devuelvan a cada área para su consulta, pero reposen en un archivo digital de fácil consulta.
  • Fijar una cuota de LUP’s por empleado en determinado tiempo. En la práctica cuando el recurso humano logra interiorizar los beneficios de la estrategia, esta cuota es ampliamente superada por la iniciativa del trabajador.
  • Establecer mínimos de divulgación, es decir, una cantidad mínima de trabajadores a las cuales debe divulgarse cada LUP.
  • Incentivar a los trabajadores con reconocimientos en función de la calidad de las lecciones y el volumen de divulgación.

Beneficios de la Lecciones de Un punto

  • Aprovechamiento del capital intelectual de la organización
  • Disminución de los tiempos de capacitación y formación
  • Mejoramiento en la ejecución de procedimientos
  • Normalización de procesos simples
  • Fomento de la cultura organizacional
  • Canalización de ideas
  • Generación de evidencia: transición de conocimiento tácito a explicito
  • Estímulo creativo para el personal
Lección de un punto (LUP-OPL)