¿Qué es la dirección de proyectos?

La concepción de este término ha ido evolucionando a lo largo de las últimas décadas, a la vez que se ha ido transformando el proceso, los métodos y estrategias que se llevan a cabo para su eficaz ejecución. Estos cambios vienen promovidos, a su vez, por la globalización, los avances técnicos o los hábitos de consumo, a los que las empresas deben adaptarse rápidamente si desean alcanzar las metas establecidas, sobrevivir y continuar siendo competitivas. Según el Project Management Institute (PMI)  la dirección de proyectos es “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.” De su definición se puede deducir algunas de las peculiaridades que determinan a este proceso, como los elementos que intervienen o su carácter dinámico.

Rol de un director de proyectos

El director de un proyecto es la persona a la que el responsable de la empresa ha asignado la tarea de liderar un equipo con la función de conseguir unos objetivos. Es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y ejecución de cualquier proyecto. También se le puede conocer como gestor de proyectos, gerente, líder o encargado de proyecto.
Para poder conseguir sus objetivos, el director de proyectos debe tener una serie de características. Debe ser una persona organizada, apasionada y orientada a las metas cuya principal habilidad sea la capacidad de reconocer los riesgos que afectan al éxito del proyecto, por lo que debe realizar constantes mediciones de factores internos o externos que puedan suponer fuentes de riesgo.

Una vez identificados estos riesgos, el director de proyectos debe ser agente de cambio, reconduciendo al equipo para convertir las debilidades individuales y colectivas en fortalezas y así conseguir culminar el trabajo.
Para ello, entre sus habilidades se tienen que encontrar una gran capacidad inquisitiva que le permita saber lo que piensan todos los implicados en el proyecto, y una importante habilidad para resolver conflictos interpersonales.
En definitiva, su rol es conseguir entender la organización para que sus miembros aprendan, cambien y lleguen hasta el éxito y la culminación del proyecto.

Responsabilidades del director de proyectos

La responsabilidad del director de proyectos se podría resumir en la función de satisfacer necesidades. Tanto las necesidades que las tareas requieren, como las necesidades del equipo y las necesidades individuales de los miembros que lo integran.
El director de proyecto se convierte así en el nexo de unión entre una estrategia a seguir y un equipo que debe seguirla. Por tanto, debe adaptar la estrategia al equipo y el equipo a la estrategia para que ambos caminen juntos hacia el éxito del proyecto.

Cualidades de un Director de Proyectos eficaz

Los gerentes de proyecto son importantes en el éxito de cualquier empresa, incluyendo las PYMES, porque deben conseguir proyectos excelentes para seguir adelante y crecer. 

Entre sus funciones están el ser administradores, facilitadores, interpretar y traducir las necesidades del negocio, planear las acciones y dar respuesta a los problemas. Éstas son las principales cualidades que debe reunir un gerente de proyecto.

Cabe destacar que un gerente de proyecto puede no ser como tal una posición dentro de una empresa, sino una responsabilidad con respecto a una serie de acciones, es decir, el responsable de recursos humanos puede ser gerente de un proyecto de clima laboral, o un responsable de finanzas puede ser gerente de un proyecto de inversión, por poner un par de ejemplos. 

A continuación se expone una serie de habilidades y cualidades de un gerente eficaz de proyectos:

  1. Buen comunicador. Los directores de proyecto deben ser buenos comunicadores. La falta de comunicación puede dar lugar a mensajes distorsionados o malentendidos, sobre todo cuando los equipos son grandes y/o se encuentran distribuidos en diversos sitios. Por lo tanto, los directores de proyectos tienen que ser cautos y transmitir mensajes a sus compañeros de una manera que no los distraiga de alcanzar sus objetivos.
  2. Habilidades efectivas de liderazgo. También deben hacer frente a equipos con diferentes ámbitos laborales. Por lo tanto, es imperativo para ellos motivar a los empleados y ajustar el rendimiento del equipo para lograr los objetivos de la organización a través de diferentes estilos de liderazgo.
  3. Tomador de buenas decisiones. Están en condiciones de tomar innumerables decisiones que ayudarán a definir el camino del proyecto. Una decisión equivocada puede poner en peligro fácilmente todo el proyecto. Por lo tanto, tiene que ser capaz de pensar con rapidez y reaccionar de manera decisiva.
  4. Tener una visión o imagen clara de las cosas. Cultivar una visión clara sobre el proyecto y desarrollar una “misión impulsada” por el psique. A menudo sucede que los gerentes de proyecto se enfrentan a una situación en la que deben entregar resultados a tiempo y dentro de un presupuesto, pero eso no es una tarea fácil. A pesar de todas estas dificultades, necesitan tener una imagen clara de la dirección en la que avanzan. Deben estar comprometidos con la visión y tratar de explorar formas de realizarla en un proyecto ya establecido. Su estado de ánimo debe tener cuidado con los obstáculos que pudieran impedir que logre sus objetivos.
  5. Conocimientos técnicos. Los directores de proyecto tienen que ser expertos en el manejo de herramientas técnicas y tener un profundo conocimiento en el tema del proyecto. Esto les ayudará a comprender todas las cuestiones que surjan durante la etapa de implementación del proyecto. El conocimiento de las mejores prácticas en relación con una organización también puede autorizar a un gerente de proyecto para tomar iniciativas estratégicas como y cuando sea necesario.
  6. Bueno para formar equipos. Tienen que ser buenos en la formación de equipos. Para aplicar con éxito cualquier proyecto, es necesario que el equipo trabaje al unísono. Cada integrante del equipo merece la misma importancia. Se centran en los aspectos positivos de los miembros de su equipo, inculcando así una fuerza de cohesión entre ellos. Esto evita las posibilidades de tener conflictos dentro del equipo.
  7. Crece bajo presión. En el curso del desarrollo de un proyecto, se enfrentan a muchas experiencias que podrían frenar el impulso del proyecto. Por lo tanto, para evitar tales circunstancias, un director de proyecto debe estar tranquilo y equilibrado mentalmente y no caer en pensamientos negativos.
  8. Buenas habilidades como negociador. Deben ser buenos negociadores ya que se requiere esta habilidad en caso de que surjan diferencias de opinión entre los miembros del equipo. Los direcotres de proyectos, a través de técnicas de negociación transparentes, deben tratar de resolver estas cuestiones sin dejar que crezca el conflicto y perturbe la armonía del equipo.
  9. Empático. Deben ser empáticos ya que este rasgo los ayuda a ganar apoyo. Es sobre entender y cuidar a las personas que forman parte del equipo. También debe comprender las necesidades del proyecto, de las partes interesadas, de los problemas del equipo y de los riesgos que se involucran.
  10. Entusiasta. Deben estar entusiasmado con el proyecto. El entusiasmo es contagioso y cada gerente eficaz de proyecto lo difunde a través de su actitud de “sí se puede”, vigorizando a los demás con expectativas optimistas del proyecto.

¿Por qué es importante contratar un director de proyecto?

Para identificar la autoridad de alguna parte específica del negocio y que no se pierda entre las responsabilidades de los dueños o directores generales. Cada proyecto plantea nuevos retos para los gerentes y sus habilidades, talentos y diplomacia lo ayudarán a hacer frente a esos desafíos.

Los directores de proyecto deben ser polivalentes (valen para muchas cosas) y capaces de manejar cualquier tipo de proyecto en un entorno determinado y así hacer crecer tu negocio.

Por tanto, una vez detectada la necesidad de contar con un director de proyecto, le ayudaré a que haga real ese proyecto de expansión y crecimiento de su negocio, para ello, me convertiré en su mejor aliado cuando necesite de un director de proyecto/Portfolio para su empresa.

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